Куда сдавать 6 НДФЛ по обособленному подразделению при закрытии и открытии

6 НДФЛ по обособленным подразделениям сдается по тем же правилам, что и по центральной фирме. При оформлении и подготовке бланка учитывайте нюансы, о которых я расскажу ниже. Также я дам разъяснения, как сдается расчет при создании нового подразделения, его реорганизации и закрытия, увольнении, переводе штата из одной «обособки» в другую или в главную компании.

Обособленные подразделения в 6 НДФЛ

6 НДФЛ – это обязательная периодическая отчетность, представление которой предусмотрено налоговым законодательством от организаций и предпринимателей.

От обособленных подразделений требуется сдавать расчет подоходного налога в ситуациях:

• зарплатных платежей сотрудникам, трудоустроенным на территории ОП по трудовым договорам;

• платежей лицам, нанятым по договорам ГПХ от имени центрального офиса предприятия.

Причем достаточно единоразовой выплаты одному наемному лицу – вы обязаны отчитаться о ней.

Важно! Если за отчетный и налоговый периоды не было платежей в пользу сотрудников, то документ не подается. Нулевая форма 6 НДФЛ не практикуется.

Почему вменение касается этих обособленных подразделений: когда вы платите работнику зарплату, вы автоматически становитесь налоговым агентом, а следовательно, на вас ложится бремя исчисления, удержания и перечисления в госказну подоходного налога с платежей персоналу.

Справочно! Обязанности госагента утверждены ст.226 НК РФ, а порядок и требования подачи формы 6 НДФЛ прописаны приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Каждое ОП представляет форму независимо от:

• численности персонала, попадающего в отчет;

• количества ОП центральной компании.

Важно! По общему правилу обособленное предприятие сдает 6 НДФЛ в ИФНС по своему участку, но из него есть исключения.

Несколько ОП находятся внутри одного муниципального образования

С 2020 года действует упрощенный порядок для обособленных подразделений, находящихся в одном муниципалитете, – они могут сдавать 6 НДФЛ в одну ИФНС: по месту учета одного из ОП или основной компании, если она также расположена территориально в этом муниципальном образовании. Возможность сохраняется для фирм с одним ОП. Новые правила вступили в силу благодаря письму ФНС № БС-4-11/23247 от 15.11.2019.

Справочно! Крупнейшие налогоплательщики вправе направлять 6 НДФЛ по территории одного из ОП или головной организации, учтенной как крупнейший налогоплательщик.

Чтобы воспользоваться правом на централизованный подход к сдаче отчета, необходимо подать в налоговую специальное уведомление. В нем вы выбираете ответственное ОП. В 2020-ом году можно сдать форму до конца января. А со следующего года срок для подачи уведомления – первый рабочий день после новогодних праздников.

На заметку! Уведомление сдается в одну ИФНС – выбранную для общего учета, остальные инспекции будут оповещены автоматизированно.

Сдача отчетности, если работники не увольняются, а переводятся в головной офис

Интересна ситуация, когда в вашем ОП работают сотрудники, а затем вы перевели их в основную компанию. Кто должен сдать 6 НДФЛ – обособленное подразделение или центральный офис?

Рассмотрим 4 примера, по которым дала разъяснения ФНС в письме № ГД-4-11/2828 от 14.02.2018.

На заметку! Исходя из пояснений ФНС России можно вывести общее правило: в 6 НДФЛ включает доход и налог то подразделение компании, которая по факту уплатила лицу дополнительные платежи.

Оформление титульного листа, шифр места представления

Обособленные подразделения заполняют 6 НДФЛ точно так же, как основные офисы предприятия с разницей в нескольких реквизитах, например, ОКТМО. Требования и последовательность оформления бланка установлены приказом ФНС № ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015.

Если за период вы заплатили доход менее чем 10 работникам, то вправе сдавать 6 НДФЛ на бумажном носителе. Если у вас учтенного штата более 10 человек – ИФНС примет от вас только электронный формат, который можно сдать на флешке либо направить по ТКС.

Обратите внимание! Бланк 6 НДФЛ подается по окончании каждого квартала.

Бланк состоит из титульного листа и 2 разделов. Что важно при заполнении титульной страницы:

1. Заполните ИНН и КПП. Запишите КПП подразделения.

2. Номер корректировки – если это первый отчет за данный период, то ставится стандартные «000». Если сдаете «уточенку», то порядковый номер уточненного отчета.

3. Период – либо один из отчетных периодов, либо год. Какие коды сюда подходят: 21, 31, 33 и 34.

4. Впишите год, за который представляются данные.

5. Код инспекции – можно посмотреть на сайте ФНС.

6. Код места представления, т. е. какой плательщик сдает бланк. Распространенные коды – 214 (по месту учета), 212 (по учету ОП), 220 (по учету крупнейших плательщиков). У ИП свои коды – 120 (адрес жительства), 320 (адрес предпринимательской деятельности).

7. Название – полное либо сокращенное.

8. ОКТМО – код подразделения.

9. Номер телефона для связи.

Если пользоваться программным обеспечением типа 1С, то информация вносится автоматизированно.

Правила сдачи отчетности

Куда сдавать 6 НДФЛ по обособленному подразделению – в ИФНС по месту учета либо в выбранную по новым правилам инспекцию для всех ОП по одному коду ОКТМО.

Варианты подачи:

• непосредственно в инспекцию – доверенным лицом по учредительным документам либо по нотариально удостоверенной доверенности иными сотрудниками;

• по ТКС – необходимо электронная подпись.

Важно! Чтобы направлять файлы в ИФНС по онлайн-связи вам потребуется зарегистрировать усиленную квалифицированную цифровую подпись и заключить договор с оператором из реестра операторов ЭЦП.

Отчет сдается 4 раза за один год.

Таблица 1. Сроки подачи 6 НДФЛ обособленными подразделениями.

Период	Крайний срок представления
I квартал	До конца апреля
6 месяцев (он же за II квартал)	До конца июля
9 месяцев (он же за III квартал)	До конца октября
Год (он же за IV квартал)	До 1 марта нового года

В случае попадания на любую из указанных дат выходных и праздников, срок смещается до первого рабочего дня.

Обратите внимание! За просрочку сроков представления налоговой отчетности в НК РФ предусмотрены штрафные санкции.

Действия при открытии обособленного подразделения

Созданное ОП становится на налоговый учет по своему ОКТМО. С момента выплаты первой зарплаты и иных доходов работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор, требуется направить 6 НДФЛ по обособленному подразделению.

Если за период не было выплат в пользу персонала, то за него отчет не сдается. Например, в связи с приостановлением работ, техническими проблемами ОП закрылась на весь II квартал. Значит, за полугодие бланк не сдается. Далее фирма функционировала в штатном режиме. В годовом отчете будут суммы за первый квартал, 9 и 12 месяцев.

Куда сдавать при открытии

Куда сдавать 6 НДФЛ обособленному подразделению: в инспекцию по месту учета либо в ИФНС одного муниципалитета с другим ОП или головным офисом (если своевременно подано уведомление).

Срок для подачи 6 НДФЛ при открытии ОП такой же, как для основной фирмы – в течение месяца после истечения очередного квартала и в течение 2 месяцев после завершения года.

Пример заполнения 6 НДФЛ пр открытии ОП

Так выглядит расчет 6 НДФЛ открывшегося ОП на УСН:

Отчет заполняется таким образом независимо от спецрежима.

Учитывайте, что в отчет для ИФНС включается уплата доходов по факту, если сотрудники работают и в подразделении, и в главном офисе.

Действия при закрытии обособленного подразделения

6 НДФЛ при закрытии обособленного подразделения также подается в инспекцию. При этом важно, что случилось с персоналом ликвидированного ОП:

• их перевели в другой офис – тогда за них будет отчитываться новое подразделение;

• они были уволены – требуется сдать заключительный расчет по ОКТМО закрываемого ОП.

Закрыли ОП, куда сдавать 6 НДФЛ

После принятия решения о ликвидации и начала процедуры готовьте к сдаче в ИФНС все требуемые отчеты, в т.ч. 6 НДФЛ.

Срок представления при закрытии обособленного подразделения:

• если закрылось в I квартале – до 30 апреля;

• во II квартале – до 31 июля:

• в III квартале – до 31 октября;

• в IV квартале – до 1 марта.

Обратите внимание! При этом подаваемый отчет будет заключительным, периодом в таком бланке является срок от начала года и до дня ликвидации.

Расчет за ликвидированные ОП

Если не успели сдать отчетность до ликвидации ОП, то 6 НДФЛ по закрытому обособленному подразделению направляйте в инспекцию, в которой учтена головная фирма со следующими особенностями:

• в бланке запишите КПП и ИНН основного офиса, а ОКТМО – закрывшегося ОП;

• код реорганизации – 9 (означает ликвидацию);

• ИНН и КПП реорганизованной организации – реквизиты ликвидированного подразделения.

Сдавать бланк требуется не позже установленных для подачи расчета сроков.

Пример заполнения 6 НДФЛ по ОП при закрытии

Так выглядит заполненный бланк с КПП ликвидированного обособленного подразделения:

Заключение

Обязанность представления 6 НДФЛ от обособленного, подразделения установлена НК РФ и письмами ФНС России. С 2020-го года юрлица, имеющие ОП в одном муниципалитете, могут направить в инспекцию уведомлению и передавать все отчеты в эту ИФНС. В случае закрытия подразделения необходимо представить заключительный 6 НДФЛ по ОКТМО ликвидируемого филиала, а если не успели – по месту головного офиса.