Кто подписывает справку 2 НДФЛ

НДФЛ

Кто подписывает 2 НДФЛ – директор организации, главный бухгалтер или иное лицо? Что делать, если руководство находится на другой территории? Отличается ли оформление бланка для налоговых вычетов от формы для представления в другие ведомства? Кто подписывает форму директору и главбуху? Разберем эту тему основательно и последовательно, опираясь на нормативно-правовые акты и практику.

Правила подписания справки

Справка 2 НДФЛ – это документ персонифицированного учета, разработанный приказом Федеральной налоговой службы, она оформляется на каждого сотрудника или физлицо, которому организация выплатила налогооблагаемый доход. В штате может быть 1-2 работника, а могут быть сотни людей.

Обратите внимание! По итогам года организации, выплачивающие доходы физлицам, обязаны подготовить справки 2 НДФЛ и сдать в ИФНС.

Каждый бланк должен быть оснащен подписью и печатью. Если фирма работает с цифровой подписью, то процедура не вызывает затруднений, но вот вручную подписать даже 10 документов – сложнее, ведь форма 2 НДФЛ – не единственная, которую нужно подписывать: по итогам года сдается огромное количество отчетности в различные инстанции.

А по трудовому законодательству работодатель обязан выдавать форму при обращении физлиц. Например, сотрудник хочет получить вычет НДФЛ. Согласно НК РФ и письмам ФНС РФ, разъясняющим порядок заполнения и подачи документов, он обязан представить в инспекцию бланк о доходах с места работы. Если же таких работников большинство, опять же возникает вопрос – как подписать справку 2 НДФЛ всем?

подпись документов

Если бланк подписывает руководитель компании, то каким образом ему выделить время на эту процедуру? А если он находится в головном офисе, а бланки нужны для работников обособленного подразделения? А если он в другом городе, регионе или стране?

Важно! По ТК РФ отказывать или задерживать выдачу документов, связанных с работой, запрещено: по ст.62 кодекса сотрудник вправе пожаловаться в инспекцию по труду и обращаться в суд.

Давайте разбираться в накопившихся вопросах по порядку.

В настоящее время 2 НДФЛ существует в 2 формах. Оба приняты приказом ФНС № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018. Ведомство разделило документ на 2 версии, чтобы облегчить его оформление бухгалтерам:

  1. Основная и более подробная версия – для ИФНС. Она имеет машиноориентированный вид.

  2. Дополнительная – для физлиц. Сохранилась в прежнем облике с незначительными корректировками.

На основной форме подпись руководителя проставляется на титульном листе:

подпись на справке 2 ндфл

Бланк для сотрудников подписывается на единственном листе – в специальном поле:

Обратите внимание! Без печати и подписи организации или ИП 2 НДФЛ недействительна.

Я настоятельно не рекомендую вам пытаться купить бланк у лиц, занимающихся оформлением поддельных документов, или подделать его самостоятельно. Любое ведомство, для которого вы готовите бумагу, тщательно проверить справку. Особенно доскональную проверку документации проводят банки, а при обнаружении «липы» минимум вам грозит включения в черный список кредиторов.

Кто подписывает справку 2 НДФЛ

Кто же должен подписывать справку 2 НДФЛдиректор и главный бухгалтер? На самом деле круг лиц намного шире.

Обратите внимание! Бланк о доходах по НДФЛ относится к налоговой отчетности субъекта. Следовательно, на него не распространяются нормы и последствия федерального закона № 402-ФЗ от 06.11.2012 «О бухгалтерском учете». Согласно ему бухгалтерскую отчетность подписывает руководитель компании.

Таким образом, полномочия подписывать 2 НДФЛ гендиректор может передать другим лицам. Что для этого нужно:

  1. Составить и издать приказ, в котором будут перечислены поименно лица, имеющие право подписывать 2 НДФЛ.

  2. Оформить на каждого уполномоченного доверенность.

  3. При подписании бланков 2 НДФЛ необходимо вписывать реквизиты доверенности рядом с проставленной подписью.

папка с документами

Генеральному директору, руководителю

Кто подписывает справку 2 НДФЛ директору – интересный вопрос. Варианты:

  • любой заместитель;

  • главный бухгалтер;

  • старший сотрудник/начальник отдела кадров;

  • исполняющий обязанности гендиректора/директора;

  • коммерческий директор и иные руководящие лица.

Ваши действия зависят от того, куда и для чего нужна 2 НДФЛ. Если, например, в консульство для получения шенгенской визы, то вряд ли они будут выяснять, кто же подписал вашу бумагу и имел ли он на это право.

Если у вас в штате всего 1-2 человека, например, директор и бухгалтер, то они могут подписывать отчетность друг для друга.

Важно! Подписывать бланк 2 НДФЛ гендиректор самому себе не вправе.

При необходимости бланка в банк или ИФНС, лучше не придумывать и.о. и коммерческих директоров, а оформить приказ, указать в нем полномочное лицо, которое вправе подписывать документ наряду с руководством, выдать ему доверенность и вписать ее параметры в специальную графу в 2 НДФЛ.

Для сотрудника

Каждое физлицо может потребовать выдать ему форму о доходах, и работодатель обязан исполнить запрос в течение 3 дней. А если работник увольняется, то бланк должен быть выдан ему на руки в последний рабочий день.

Не вправе руководство отказать при просьбе оформить должный документ за нестандартный период – например, за квартал. Если обращение поступило внезапно и в эти дни директора нет в компании (в городе/стране), то для сотрудников может подписать справку 2 НДФЛ любой уполномоченный – обычно главбух или начальник отдела кадров. Рядом с подписью указываются реквизиты доверенности – номер, дата, код «2», имя работника и должность подписавшего, можно добавить номер и дату приказа.

подписи на документах

Обратите внимание! Задержка или отказ подписать форму для сотрудника нарушает трудовое законодательство и может повлечь для работодателя санкции в виде административных штрафов.

Главному бухгалтеру

Бухгалтеру подписывать справку 2 НДФЛ может директор, ему заместитель, исполняющий обязанности, а также начальник подразделения, например, отдела персонала.

Как правило, руководящему лицу подписывает бланк сотрудник его уровня либо выше. Однако возможна ситуация, когда главному бухгалтеру подписывает документации рядовой бухгалтер, если такая возможность предусмотрена внутренними нормативно-правовыми актами компании.

Если нет главного бухгалтера

Некоторые фирмы не имеют в штате постоянного главбуха и пользуются услугами приходящих счетоводов по мере необходимости. В таком случае подпись в 2 НДФЛ ставит директор, его зам и любое иное уполномоченное лицо, включенное в специальный приказ и имеющее доверенность.

У индивидуального предпринимателя – ИП

Документ об НДФЛ для наемного работника предпринимателя подписывается самим ИП. Предприниматели освобождены от ведения бухгалтерского учета и не занимаются изданием приказов и другим внутренних документов, поэтому и передать полномочия другим лицам этим способом они не могут.

рука ручка

Важно! Право подписывать документы вместо себя предприниматели способны перенаправить путем посещения нотариуса – оформляется доверенность, как правило, на определенный срок, и иное лицо может подписывать бланки для сотрудников.

Что касается документа для самого ИП:

  • если единственным доходом предпринимателя является его бизнес и он работает на спецрежиме, то он вообще не является плательщиком НДФЛ и для него форма о доходах не может быть оформлена;

  • если ИП не имеет иных доходов и работает на ОСНО, то платит НДФЛ и вместо справки подтверждает свои доходы декларацией с отметкой инспекции о приеме, книгой учета доходов и расходов;

  • если у предпринимателя есть и другая работа, например, в качестве сотрудника фирмы, то он запрашивает 2 НДФЛ у начальства.

За налогового агента

Кто может подписать справку 2 НДФЛ за налогового агента – уполномоченные лица или непосредственный руководитель. Пример приказа о передаче права подписи: 

приказ

По доверенности

Подписывать 2 НДФЛ могут представители руководителя, которые вписаны в приказ и доверенности.

Образец доверенности:

доверенность

Скачать бланк справки 2 НДФЛ

Бланк 2 НДФЛ для сотрудников.

Бланк декларации 2-НДФЛ

Заключение

Кто, помимо руководителя, подписывает справку 2 НДФЛ: лица, уполномоченные визировать налоговую отчетность согласно внутреннему приказу компании и имеющие доверенности. Гендиректору в бланке подпись может поставить заместитель, главбух, начальник отдела персонала или иное лицо. Если форма сдается в электронном виде, то нужно приобрести квалифицированную цифровую подпись и мгновенно визировать компьютерную документацию.

Рекомендуем дополнительно прочитать:  За какой период нужна справка о доходах 2 НДФЛ для ипотеки и кредита
Мария Игнатова
Мария Игнатова

Специалист в сфере отчетности по НДС и налогу на прибыль. Окончила в 2009 году Казанский федеральный университет. Действующий советник юстиции 3 класса.

Оцените автора
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Налоговый вычет
Добавить комментарий