Справка при увольнении 2 НДФЛ: зачем нужна и образец заполнения

НДФЛ

Справка 2 НДФЛ при увольнении необходима каждому сотруднику независимо от дальнейших планов по трудоустройству. На новом месте работы данная форма отчетности позволит учесть уже предоставленные положенные вычеты и общий доход. При оформлении кредита, льгот, субсидий и т. п. так же потребуется обратиться к бывшему работодателю за справкой.

создать справку

НДФЛ при увольнении

В соответствии с ТК РФ, сотрудник, написавший заявление на увольнение, вправе затребовать у работодателя перечень документов, касающийся выполнения трудовых обязанностей. В том числе могут быть справки, копии приказов о приеме или увольнении, и т.п.

заявление

В связи с этим, наймодатель обязан в течение 3-х дней предоставить все запрашиваемые сведения подчиненному. К перечню необходимых документов относится справка о доходах, которая отражает все виды вознаграждений работника за отчетный период и уплаченные с них налоги. Следует отметить, что сотрудник имеет право запросить 2 НДФЛ не только в порядке увольнения, но и после расторжения трудового договора.

Где понадобится документ

Справка является подтверждающим документом того, что работодатель удержал в бюджет с сотрудника подоходный налог со всех налогооблагаемых видов вознаграждений.

Можно отметить несколько ситуаций, зачем уволенному сотруднику нужна справка 2 НДФЛ:

  • для подачи в налоговую, при оформлении декларации 3-НДФЛ;
  • при оформлении документов связанных с получением кредита в банке;
  • расчета пособия по нетрудоспособности по новому месту работы (после увольнения, в течение 30 дней сотрудник имеет право обратиться на прежнее место работы за оплатой больничного листа, если он еще не успел за это время трудоустроиться);
  • если бывший сотрудник хочет обратиться в соответствующие госструктуры для разрешения споров с бывшим работодателем;
  • при исполнении гражданином обязательств по выплате алиментов;
  • если сотрудник уволился в связи с достижением пенсионного возраста (для оформления соответствующего государственного пособия);
  • для оформления опеки;
  • при оформлении различного рода льгот или субсидий;
  • если налоговый имущественный вычет выплачивался работодателем.
Но нужно ли брать справку сразу при увольнении или лучше запросить ее потом? Каждый работник решает это самостоятельно, потому что получение документа должно осуществляться по мере необходимости. Например, при оформлении кредита, справка считается действительной в течение месяца. А если сотрудник выплачивает алименты, для перерасчета она потребуется сразу после расторжения трудового договора.

Срок для выдачи 2 НДФЛ работнику при увольнении

Согласно ТК РФ сотрудник имеет право получить справку 2 НДФЛ после увольнения или в свой последний рабочий день. То есть, если специалист при прекращении ТД затребовал документы, в том числе справку 2 НДФЛ, то они должны быть выданы в день, когда с ним произведен полный расчет. А если бывший работник обратился с заявлением о выдаче справки после увольнения, то на оформление документа наймодателю по закону положено 3 рабочих дня.

Рекомендуем дополнительно прочитать:  Как осуществить возврат подоходного налога

За какой период выдается

Законодательством строго не ограничено,  за какой период выдается справка бывшему сотруднику. Как правило, данная форма отчетности заполняется за календарный год. Но в связи с прекращением трудовых обязанностей, это может быть неполный налоговый период.

Справка о доходах при увольнении выдается с января по дату полного расчета с сотрудником.

даты формирования справки

Если у работника есть необходимость в получении справки о доходах за 2 года, то достаточно обратиться с заявлением в бухгалтерию или финотдел организации. Используемые работодателями программы, позволяют без проблем оформить 2 НДФЛ за любой указанный в прошении срок. Но здесь есть один нюанс: время хранения подобного рода бухотчетности ограничено законодательством (5 лет), следовательно период за который может быть выдана справка, не может превышать этого срока.

При оформлении 2 НДФЛ через ФНС, сформировать отчетность можно с 2011 г., но при условии, что работодатель предоставил все документы в территориальный отдел налоговой службы.

Период оформления отчетности зависит от того, для чего она нужна. При трудоустройстве требуется справка за текущий год, для учета предоставленных вычетов и совокупного дохода. А при оформлении кредита, банк может запросить отчет о доходах за квартал или полгода. Оформить имущественный вычет допускается за период, не превышающий 3 года.

Как засвидетельствовать факт выдачи

Во избежание мер ответственности за непредставление сотруднику справки 2 НДФЛ, лучше всего зафиксировать факт выдачи документа. Законодательство не регламентирует подобный порядок, поэтому работодатель по своему усмотрению может выбрать один из наиболее приемлемых вариантов:

  • распечатать бланк в двух экземплярах, один отдать сотруднику, на втором, который останется у работодателя, работнику проставить дату получения и подпись;
  • выдать бланк по журналу учета справок, в котором физлицо ставит подпись, подтверждающую факт получения документа на руки;
  • при передаче перечня документов при увольнении, состоящего из большого числа наименований, можно составить акт приема-передачи;
  • попросить увольняемого написать расписку, в которой указывается весь список полученных бумаг.

Работодатель не имеет права отказать увольняемому или бывшему сотруднику в выдаче формы 2 НДФЛ. В противном случае, он может быть привлечен к административной ответственности.

Рекомендуем дополнительно прочитать:  Заполнение 3 НДФЛ для имущественного вычета при покупке квартиры

Что делать если не выдали справку при увольнении? Сотрудник может поступить следующим образом:

  1. Написать заявление в 2-х экземплярах и подать на подпись, зафиксировав дату приема документа у секретаря или помощника руководителя.
  2. Отправить заявление (в 1 экземпляре) по почте заказным письмом с уведомлением, которое будет подтверждать факт подачи заявки, получения ее юрлицом. По нормам документооборота, письма полученные таким образом, в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в качестве входящей корреспонденции, и исполнены в установленные сроки.

Если в течение 3-х дней после обращения к наймодателю, справка не была оформлена должным образом, сотрудник имеет право обратиться с жалобой в трудинспекцию.

Срок сдачи 2 НДФЛ за уволенного сотрудника

В обязанности работодателя входит сдача справок 2 НДФЛ по всем сотрудникам, так как он является налоговым агентом. Законодательство не предусматривает предоставление отчетности по уволенным сотрудникам в течение года, по факту расторжения ТД.

Справки 2 НДФЛ на бывших сотрудников сдаются в ФНС в общем порядке, то есть с отчетностью на всех сотрудников организации — до 01 марта года, следующего за отчетным.

В 2020 г. справки с признаком «1» и «2» сдаются одновременно, в срок до 01.03.2020 г. Но в связи с тем, что это число выпадает на выходной день, отчитаться в налоговой необходимо до 02.03.2020 г.

Дата и номер справки на уволенного должны соответствовать реквизитам выданного экземпляра ему на руки в день прекращения трудового договора.

Пример оформления 2 НДФЛ при увольнении

Рассмотрим образец заполнения справки 2 НДФЛ при увольнении, на примере сотрудника Семенова Петра Ивановича.

Работник написал заявление об увольнении по собственному желанию в апреле 2019 года. При заполнении справки учитываются следующие параметры:

  1. За этот период ему были выплачены следующие виды вознаграждений:
месяц вид дохода сумма
Январь зарплата 32000 р.
Февраль выплаты по ЛН;

зарплата

19000 р.

11000 р.

Март зарплата 32000 р.
Апрель зарплата;

компенсация за неиспользованные дни отдыха;

выходное пособие с превышением необлагаемой налогом суммы

21000 р.

17000 р.

 

14000 р.

  1. Предоставленные вычеты: стандартный на 1 ребенка, в размере 1400 р.
  2. Ставка налогообложения – 13%.
  3. Подоходный налог удержан со всех видов прибыли и перечислен в консолидированный бюджет своевременно.

Формирование 2 НДФЛ:

наименование раздела заполнение расчет
Шапка ·   название документа;

·   отчетный период –2019 г.;

·   дата справки — день увольнения 25.04.2019 г.;

 

Данные о налоговом агенте ·     код ОКТМО -53701000;

· ИНН/КПП –5610070999/561001001;

· ООО «Ромашкин дом»

Данные о физлице ·  ИНН налогоплательщика – 561007179999;

·  ФИО — Семенов Петр Иванович;

·  резидент – «1»;

·  код страны – 643;

·  код документа – 21;

·  реквизиты документа – 53 05 254965

Доходы, облагаемые по ставке 13% полученные доходы обозначаются в виде кодов и вносятся по месяцам:

2000 – зарплата;

2300 – ЛН;

2013- компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск;

2014 – превышение необлагаемой налогом базы с выходного пособия

Вычеты код вычета -126, сумма вносится за весь период, без разбивки помесячно 1400*4=5600 р.
Общие суммы дохода и налога Отражаются совокупные суммы:

·       дохода;

·       налогооблагаемой базы;

·       исчисленного, удержанного и причисленного НДФЛ

совокупный доход: (32000+19000+11000+32000

+21000+17000+14000)=149 т.р.

налогооблагаемая база: (149000 – 5600)=143,4 т. р.

НДФЛ: 143000*13%= 18642 р.

В конце ставится подпись сотрудника оформившего документ и печать организации.

 

Заключение

Справка 2 НДФЛ при увольнении является необходимым документом, для обеспечения дальнейшей финансовой жизнедеятельности гражданина. При трудоустройстве на новое место работы она строго обязательна для предоставления вычетов, расчета совокупного дохода налогоплательщика и компенсации по листу нетрудоспособности. Так же она может понадобиться для оформления пенсии, льгот, субсидий и т.д. Но важно правильно определить срок формирования справки и период, за который требуется отразить уровень доходов. Это связано с тем, что разные учреждения устанавливают свои требования в отношении срока действия документа и периода отражения вознаграждений.

Анна Филимонова
Анна Филимонова

Эксперт в области налогов и налогообложения. Окончила в 2006 году Оренбургский государственный педагогический университет по специальности экономика и управление. Стаж работы более 10 лет.

Оцените автора
( 2 оценки, среднее 5 из 5 )
Налоговый вычет
Добавить комментарий