Для чего нужна справка о доходах 2 НДФЛ с предыдущего места работы

НДФЛ

Гражданам трудно понять, для чего нужна справка 2 НДФЛ с предыдущего места работы и не является ли ее требование новым работодателем противозаконным? Ведь с получением документа могут возникнуть проблемы, например, если отношения с прежней фирмой испорчены или документы оформляются в головном офисе, который находится в другом регионе. Насколько же важна справка 2 НДФЛ при трудоустройстве и можно ли обойтись без нее?

Справка 2 НДФЛ с предыдущего места работы

При переходе на трудовую деятельность в новую компанию в перечне документов, сдаваемых в бухгалтерию, часто оказывается справка о доходах с предыдущего места работы. И у сотрудника возникает оправданный вопрос: зачем нужны эти сведения?

трудоустройство

Зачем требуют

Справка о доходах – это документ, введенный ФНС России в бухгалтерскую практику и налоговый учет компаний и предпринимателей, имеющих официальный штат. Она является персональной и оформляется для каждого отдельного сотрудника. Если иное не требуется, то справка оформляется по итогам календарного года. Форма 2 НДФЛ вообще подается в ИФНС именно за год, но по ней возможны и другие периоды.

Что в ней отражается:

  • доходы лица;

  • налоговая база этих доходов;

  • вычеты;

  • авансовые платежи;

  • рассчитанный и удержанный подоходный налог;

  • излишек удержанного и уплаченного налога;

  • не удержанная часть НДФЛ.

монета и 13%

Что не включается в форму: доходы, которые не облагаются НДФЛ.

Справочно! В справке 2 НДФЛ указываются только облагаемые доходы сотрудника, полученные от работодателя, а любые выплаты по ст.217 НК РФ не входят в бланк.

Зачем нужна справка 2 НДФЛ при устройстве на работу:

  • в НК РФ предусмотрены стандартные вычеты по НДФЛ, которые предоставляются по месту трудовой деятельности;

  • если доход за год превысил 350 000 руб., предоставление вычета приостанавливается и возобновляется только со следующего календарного года;

  • если вы адресат стандартных вычетов, новому работодателю нужно знать, какие у вас были доходы на прошлом рабочем месте, чтобы не выйти за лимит в 350 000 руб.

Обратите внимание! Обычно справка 2 НДФЛ требуется на новом рабочем месте, чтобы рассчитать, сколько еще месяцев лицу предоставлять стандартный налоговый вычет.

Речь идет о вычете на детей, предусмотренном пп.4 п.1 ст.218 НК РФ. Его вправе получать оба супруга, а если родитель воспитывает ребенка один, то претендует на двукратный размер компенсации.

Важно! Вычет на детей уменьшает налоговую базу лица, т. е. его доходы, с которых взимается НДФЛ. Результат использования стандартного вычета – работник получает больше зарплаты и платит меньше НДФЛ.

Его можно получить за:

  • родных детей;

  • усыновленных, удочеренных;

  • подопечных.

Возраст ребенка для использования компенсации – 18 лет либо 24 года, если он учится по очному режиму в вузе. На детей-инвалидов и лиц до 24 лет с инвалидностью первой-второй групп величина вычета намного больше.

Размеры:

Таблица 1. Вычеты по НДФЛ на детей – размеры в руб.

Дети

Родителям

Опекунам, попечителям, приемным родителям (их супругам)

Первый ребенок

1 400

1 400

Второй

1 400

1 400

Третий и т.д.

3 000

3 000

С инвалидностью

12 000

6 000

Важно! Если компенсацию получает только один родитель/супруг, то сумма удваивается.

Для каждой ситуации в справку 2 НДФЛ вносится разный код вычета. Бухгалтеры, как правило, хорошо знают эти коды и при первом же взгляде на справку определяют, за какого ребенка и в каком размере (однократном или двукратном) сотрудник получал вычет на прежней работе.

Вычет предоставляется до тех пор, пока все доходы лица с начала года не превысят 350 000 руб. Обратите внимание – речь идет только о доходах, облагаемых ставкой 13%.

На заметку! Если доходы сотрудника с первого дня года превысили 350 000 руб., то с месяца превышения ему не предоставляется вычет.

Установленный лимит в 350 00 руб. не относится к другим стандартным компенсациям из ст.218 НК РФ. Для нового работодателя важно соблюдать ограничение, иначе он нарушит налоговое законодательство и может быть привлечен к административным и фискальным санкциям.

Рассмотрим пример.

Курагин Анатолий работал инженером в ООО «Листовое стекло» и получал заработную плату 45 000 руб. В мае другой завод предложил ему более выгодную должность, он написал заявление на увольнение и доработав май, устроился в ООО «Стекольный мир» старшим инженером с зарплатой 60 000 руб. Бухгалтерия запросила у него справку 2 НДФЛ. У господина Курагина три несовершеннолетних ребенка, жена не работает.

Поскольку супруга работника не трудоустроена, то двойной вычет получает Курагин. Предъявив работодателю письменный отказ супруги от своей доли. За 3 детей ему положено: 1 400 + 1 400 + 3 000 = 5 800, умножаем на 2: 11 600 руб.

Что это значит на практике:

  • база уменьшается на сумму вычета: 45 000 – 11 600 = 33 400 руб.;

  • налог взимается не с полных 45 000, а с уменьшенной на величину компенсации: 33 400 × 13% = 4 342 руб.;

  • вместо 5 850 Курагин платит 4 342 руб. НДФЛ.

За период январь-май заработок лица составил: 45 000 × 5 = 225 000 руб.

Новый работодатель продолжает учитывать компенсацию в июне (общая сумма дохода нарастающим итогом – 285 000), в июле (345 000), а с августа прекращает предоставление стандартного вычета и до декабря включительно взимает НДФЛ с полной зарплаты. Для этого и нужна была справка 2 НДФЛ с прежнего места работы. Также из нее бухгалтер узнает о других вычетах, если вы ими пользуетесь (социальные, имущественные).

Где и кто выдает

Как получить справку 2 НДФЛ с предыдущего места работы:

  1. Обратиться к непосредственно работодателю, бухгалтеру или иному контактному лицу, которое может исполнить ваш запрос. Иногда достаточно звонка в фирму или на рабочий телефон ответственного лица, в других случаях требуется официальное заявление.

  2. В указанное время забрать готовый документ.

С выдачей бланка не должно возникнуть проблем, поскольку обязанность по ее предоставлению работодателем закреплено в ТК РФ. Более того, в случае отказа физлицо вправе пожаловаться в трудовую инспекцию и далее в суд, хотя до этого этапа вопрос вряд ли дойдет.

Справочно! Бывшее руководство не вправе отказать, если вы просите документ не за календарный год, а за меньший период, например, последний квартал или последний отработанный месяц. Если бухгалтерия просит подождать до оформления всех годовых отчетов, потребуйте заполнить справку собственноручно на основании сведений из базы 1С или аналогичной используемой на предприятии программы.

В соответствии со ст.62 ТК РФ справка должна быть готова в течение 3 дней после обращения соискателя. Если вы хотите проконтролировать соблюдение этого условия, подавайте письменное заявление в свободной форме в 2 экземплярах и получите отметку о принятии. Бланк 2 НДФЛ оформляется бесплатно и не требует возврата.

Единственный случай, когда правомерен отказ работодателя дать вам справку, – истечение срока хранения документов и передача их в городской или районный архив. Такие документы, как данные о доходах персонала, хранятся в фирме 5 лет.

Обратите внимание! Получить справку 2 НДФЛ с бывшей работы можно в течение 5 лет, позже за информацией необходимо обращаться в архивы.

Является ли аналогом справки о заработке

Форма 2 НДФЛ не идентична справке о доходах физических лиц. Первая отражает лишь налогооблагаемые поступления лица и не учитывает выплаты, с которых НДФЛ не взимался. Но новый работодатель может запросить при трудоустройстве оба документа.

Справка о заработке утверждена Минтруда в приказе № 182н от 30.04.2013 в приложении 1 и служит для расчета пособий по социальному страхованию. Иными словами, она нужна для исчисления декретных и пособия по уходу за ребенком. Справка о заработке также выдается в день обращения сотрудника (в т.ч. бывшего) либо в течение 3 рабочих дней после этого.

Важно! Справки 2 НДФЛ и о заработке отражают разную информацию о доходах сотрудника.

Кто не должен представлять новому работодателю справки 2 НДФЛ

С прошлого места работы справку 2 НДФЛ не требуется предъявлять в следующих ситуациях:

  • первое трудоустройство в жизни;

  • вы начинаете работать с начала нового года;

  • у вас не было доходов за календарный год до выхода на новую работу;

  • вы не претендуете на какие-либо вычеты по НДФЛ.

Если вам не начислялась зарплата за отчетный период, а новый руководитель все равно требует форму 2 НДФЛ, предоставьте ее. Возможно, он хочет удостовериться в ваших словах.

Справочно! Нулевой вариант справки не приветствовался бухгалтерами, т. к. не предусмотрен в практике, но с 2019 года, после введения отдельной формы 2 НДФЛ для сотрудников, составление нулевого бланка не будет противоречивым.

Альтернатива – ваш бывший бухгалтер/начальник выдаст вам справку в свободной форме с аналогичной информацией.

  папка с документами

Утвержденная форма справки 2 НДФЛ

Раньше существовала единая форма справки 2 НДФЛ, но ФНС России разработала новые бланки – один машиноориентированный, для предоставления в инспекцию, а второй – обычный, для выдачи сотрудникам.

Приказ об утверждении: № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.

Для ИФНС действует такой бланк, более подробный:

вид 2 ндфл

Для сотрудников сохранен привычный вид:

для сотрудников

Обратите внимание! Если бухгалтер отказывает в выдаче справке из-за проблем с программным обеспечением, попросите его заполнить бланк собственноручно.

Заключение

Справка 2 НДФЛ нужна на новой работе, чтобы ознакомиться с прежними доходами сотрудника и используемыми им вычетами. Если работник пользуется вычетом НДФЛ на детей, то по справке новый бухгалтер определит, сколько еще может предоставлять вычет, не выходя за рамки установленного лимита годового дохода в 350 000 руб.

Рекомендуем дополнительно прочитать:  Код вида дохода в декларации 3 НДФЛ
Мария Игнатова
Мария Игнатова

Специалист в сфере отчетности по НДС и налогу на прибыль. Окончила в 2009 году Казанский федеральный университет. Действующий советник юстиции 3 класса.

Оцените автора
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Налоговый вычет
Добавить комментарий