Справка о доходах 2 НДФЛ, что это и образец заполнения

НДФЛ

Справка 2 НДФЛ – официальный документ, который отражает все виды доходов физлица, удержанный с них налог и предоставленные вычеты. Бланк оформляется индивидуально, на конкретное лицо, в отличие от других форм отчетности и является обязательным для налоговых агентов и граждан. Порядок оформления и предоставления справки регламентирован законодательством.

образец

Простыми словами о форме 2 НДФЛ

Вопрос о том, что такое справка по форме 2 НДФЛ связан с нововведениями, произошедшими с 01.01.2019 г. Согласно приказу ФНС №ММВ-7-11/56@ от 02.10.2018 г., было введено 2 формы отчетности:

  1. Для предоставления в ФНС.
  2. Для граждан, которые востребовали справку о доходах по форме в банк для оформления кредита или для других личных целей.

Подобное разделение справки о доходах потребовалось в связи с тем, что старая форма содержит сведения, которые не нужны гражданам, они важны только для налоговой инспекции. Именно для ФНС сохранена структура и порядок заполнения формы.

Расшифровка 2 НДФЛ для обоих бланков одинаковая: «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Чтобы отличить справки в соответствии с их назначением, внесены дополнения:

  • документ для предоставления в госорганы в названии содержит фразу «форма 2 НДФЛ» и имеет свой номер — КНД1151078;
  • справка, которая выдается гражданам, не содержит сокращенных названий, и ей не присваивается номер в соответствии с классификатором налоговых документов.

Исходя из назначения справки, определяется ее структура и порядок заполнения. Но в обоих случаях, документ отражает сведения о доходах физлица за отчетный период, включая сумму подоходного налога, удержанного и перечисленного в консолидированный бюджет.

Зачем необходима

Назначение справки зависит от объекта, который ее запрашивает. Предпринимателям она нужна для отчетности в ФНС, в качестве налоговых агентов. Работники оформляют документ для получения вычета, при трудоустройстве и т.д. Поэтому стоит отдельно рассмотреть для чего нужна справка 2 НДФЛ отдельным категориям экономических отношений.

Физическому лицу

Справка 2 НДФЛ для сотрудника оформляется работодателем, который выступает в роли налогового агента. Бланк предоставляется для физических лиц по заявлению.

Отражение доходов физлиц по форме 2 НДФЛ требуется в следующих ситуациях:

  • при трудоустройстве, берется бланк за весь период, начиная с января, по текущий момент на прежнем месте работы, для получения стандартных вычетов;
  • для заполнения сведений в декларации 3-НДФЛ;
  • по месту требования: для оформления займов, госпособий, ссуд, льгот и т.п.

Физлицо не обязано предоставлять информацию о том,  зачем ему нужна справка 2 НДФЛ. Следовательно в заявлении указывать данный факт не требуется. Работодатель не имеет права отказать в предоставлении справки, которая по закону должна быть оформлена в течение 3-х рабочих дней.

Индивидуальному предпринимателю

Декларация 2 НДФЛ может потребоваться ИП, и как выступающему в роли физлица, и в качестве налогового агента, то есть, для отчета в налоговой о доходах от своей деятельности, и для личных целей (получение вычета, трудоустройство и т.д.).

Но в данном случае следует отметить ряд особенностей:

  • ИП может оформить справку на себя только у работодателя, если помимо предпринимательской деятельности он работает по найму;
  • отчетность отражает сведения не в отношении прибыли от предпринимательства, а зарплату и другие виды вознаграждений, положенные по закону от работодателя (отпускные, оплата листа нетрудоспособности, материальная помощь и др.);
  • в случае, если ИП нужна отчетность как физлицу, но он не является наемным работником, вместо бланка 2 НДФЛ оформляется справка о доходах от предпринимательской деятельности в свободной форме;
  • предприниматели, осуществляющие деятельность на упрощенной системе налогообложения могут предоставить вместо бланка 2 НДФЛ копии документов, соответствующих применяемому режиму.

В любом случае, ИП необходимо уточнить возможность предоставления документов, так как данные нюансы не регламентированы, и каждое учреждение вправе требовать свой пакет документов.

Налоговому агенту

Юрлица, ИП (у которых работают сотрудники по найму), обязаны отчитываться в органах ФНС о доходах:

  • в случаях, когда с выплаченных вознаграждений начислен НДФЛ, удержан и перечислен в бюджет;
  • в ситуациях, когда произвести удержания начисленного подоходного налога не представляется возможным в силу причин, установленных законодательством.

Организации, являющиеся налоговыми агентами обязаны выдавать документ своим сотрудникам по мере необходимости. Справка о доходах по форме может потребоваться для банка, ЦЗН, оформления налоговой декларации и т.д.

Несвоевременное предоставление отчетности в госорганы или ее ошибочное оформление чревато штрафными санкциями.

Пенсионерам

Согласно законодательству, пенсионные госпособия не облагаются подоходным налогом, следовательно формирование справки нецелесообразно. Получение документа по  форме 2 НДФЛ для пенсионера возможно только при условии официального трудоустройства.

Неработающие граждане пенсионного возраста могут получить справку о доходах в случаях:

  • при начислении пенсии в НПФ;
  • осуществления предпринимательской деятельности;
  • получения заработка о сдачи недвижимости в аренду.

Данный документ может потребоваться пенсионеру как физлицу: для получения кредита, оформления льгот, пособий, получение вычета и т.д.

Рекомендуем дополнительно прочитать:  Что значит код дохода 2762 в справке 2 НДФЛ

Справка во время больничного и декрета

Существуют виды прибыли, которые не облагаются подоходным налогом, в том числе пособие по беременности и родам, выплаты по уходу за ребенком.  Данные виды начислений не отражаются в форме 2 НДФЛ.

Следовательно, для граждан, находящихся в декретном отпуске, нет оснований для выдачи справки о доходах с места работы. Оформление бланка возможно только при условии выполнения трудовых обязанностей, например, если сотрудница (сотрудник) находится в декретном отпуске и работает в сокращенном режиме.

Выплаты по листу нетрудоспособности (ЛН), в том числе и по уходу за несовершеннолетним, облагаются НДФЛ. Соответственно, в справке отражается данный вид дохода и начисленный с него налог в бюджет.

Где получить

Стоит рассмотреть несколько вариантов, где взять справку НДФЛ:

  • работающему;
  • неработающему.

Трудоустроенный гражданин может получить документ на работе. В обязанность наймодателя входит выдача сведений о доходах сотрудникам, так как он является налоговым агентом.

Лица, зарегистрированные на официальном сайте ФНС, могут скачать бланк, воспользовавшись личным кабинетом. В данном варианте форма заверяется электронной подписью налоговой службы и обладает юридической силой по аналогии с документом, выданным работодателем. Но оформить бланк возможно только по окончанию налогового периода, когда организации представят отчетность в ФНС.

Сложнее обстоит вопрос с тем, кто выдает справку о доходах неработающим гражданам:

  • студентам (получающим стипендию) – в деканате ВУЗа;
  • состоящим на учете в ЦЗН – в центре занятости;
  • пенсионеру, получающему пособие в НПФ – в негосударственном пенсионном фонде;
  • недавно уволенным, при трудоустройстве – по прежнему месту работы.

Для оформления справки так же требуется 3 рабочих дня, с момента подачи соответствующего заявления.

В какой форме сдавать 2 НДФЛ

Сдача справки 2 НДФЛ допускается налоговыми агентами в двух вариантах:

  • электронном;
  • бумажном.

Оба варианта представляют собой справку о доходах по установленной законом форме, которую принимают банки и другие субъекты экономических отношений.

Если в 2019 г., отчетность на бумажном носителе разрешалась юрлицам, штат сотрудников которых составлял не более 25 человек, то в 2020 г. данная норма существенно сократилась.

 Справки 2 НДФЛ в бумажном варианте имеют права сдать в ФНС предприниматели, среднесписочная численность персонала у которых не более 10 человек.

Предоставить документы можно лично в налоговую или по почте, оформив заказное письмо с описью вложения. Уведомление в данном случае будет подтверждать дату и факт предоставления отчетности.

При формировании отчетности на бумаге, составляется реестр, который представляет собой сводный документ о доходах, в котором отражаются:

  • сведения о работодателе;
  • общее количество справок;
  • номера справок;
  • ФИО и даты рождения сотрудников;
  • дата сдачи и приема документов в ФНС;

При численности сотрудников, более 10 человек, справки сдаются в электронной версии. Для этого требуется заключить договор с организацией, предоставляющей соответствующие услуги. При отправке отчета в электронном формате, реестр формируется автоматически.

ИП, осуществляющие только предпринимательскую деятельность, чтобы отчитаться предоставляют справку о доходах в свободной форме.

Куда сдавать 2 НДФЛ

Справки по форме 2 НДФЛ на каждого сотрудника, сдаются в ИФНС:

  • ИП – по месту жительства или осуществления деятельности;
  • юрлица (ООО, ЗАО, ПАО и др.) — по месту регистрации;
  • филиалы и обособленные подразделения — по своему месту нахождения (за исключением крупных налогоплательщиков, которые самостоятельно определяют территориальный отдел ФНС для сдачи).

Срок подачи справок 2 НДФЛ

В 2019 г. срок сдачи справки о доходах делился на два периода:

  1. Для сдачи справок на сотрудников, с которых НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет -до 01.04.2019г.
  2. Для предоставления отчетности, по персоналу, с которого удержать НДФЛ не представляется возможным – до 01.03.2019 г.

 В 2020 г. срок сдачи справок с указанием перечисленного и неудержанного НДФЛ один – 01.03.2020 г. Но в связи с тем, что данный день приходится на воскресенье, сведения требуется предоставить до 02.03.2020 г.

Штраф за несвоевременную подачу справок 2 НДФЛ

За несвоевременное предоставление справок 2 НДФЛ по сотрудникам, законодательством предусмотрены меры ответственности для налоговых агентов.

Согласно НК РФ (ст.126) за каждый не представленный документ, организация привлекается к ответственности в виде штрафа в размере 200 р. Если отчетность представлена с ошибкой, размер взыскания составляет 500 р., но при самостоятельном обнаружении и исправлении неточности, штрафные санкции не применяются.

А в соответствии с КОАП (ст.15.6), за административное правонарушение (несвоевременное предоставление сведений, отказ от представления данных в ФНС, ошибки или неточности данных):

  • для граждан – от 100 до 300 р.;
  • для юрлиц – от 300 до 500.

В связи с тем, что справка 2 НДФЛ не является декларацией, за ее непредоставление не могут применяться меры ответственности по ст. 119 НК РФ, и ФНС не имеет права заблокировать счета налогоплательщика.

В каких случаях оформлять не нужно

Как уже было сказано, форма отчетности не сдается на сотрудников, у которых отсутствуют доходы от выполнения трудовых обязанностей (например, когда работник находится в декретном отпуске).

Нет необходимости предоставлять справку в следующих случаях:

  • у физлица приобретены товары или недвижимость;
  • сотрудникам вручены подарки или призы стоимостью менее 4000 р., при условии, что нет иных облагаемых налогом вознаграждений;
  • проведены выплаты за причиненный вред здоровью;
  • начислена матпомощь бывшему работнику, вышедшему на пенсию.

Так же справка не формируется для пенсионеров, безработных и ИП. Последние имеют право предоставить другие документы, подтверждающие доходы.

Рекомендуем дополнительно прочитать:  Кто платит НДФЛ при заключении договора аренды с физическим лицом

Но при невозможности удержать НДФЛ, отчетность должна быть сдана в ИФНС по итогам отчетного периода. Например, если бывшим сотрудникам вручены подарки стоимостью более 4000р., сумма свыше уже облагается НДФЛ. Но так как денежное вознаграждение бывших работников в будущих периодах не предвидится, удержать налог невозможно.

В чем разница между 2 НДФЛ и 3 НДФЛ

Обе формы отчетности отражают доходы физических лиц за налоговый период. Но в чем разница?

2 НДФЛ – это справка о доходах от трудовой деятельности, в которую включается зарплата и другие виды вознаграждений, выплачиваемых работодателем. Данный документ оформляется наймодателем, который выступает налоговым агентом и обязан отчитаться в ФНС по новой форме 2 НДФЛ по налогам. И в тоже время работодатель должен предоставлять сведения о прибыли сотруднику по его запросу – в виде справки о доходах.

3 НДФЛ — декларация, отражающая доходы, не связанные с трудовой или предпринимательской деятельностью, но требующие в соответствии с законодательством уплаты НДФЛ (например при продажи недвижимости). Второй вариант предоставления декларации – получение вычета (имущественного, социального и др.). При формировании данных в форме 3-НДФЛ, требуются сведения, отраженные в справке 2 НДФЛ.

Таким образом, разница этих форм отчетности в том, что в справке отражаются вознаграждения в результате трудовой деятельности, а в декларации содержаться сведения о дополнительных видах прибыли и примененных налоговых вычетах.

Распространенные ошибки при заполнении

При заполнении справки с помощью специализированной программы, риск ошибки сведен к минимуму, при условии правильного внесения нужных сведений в течение отчетного периода.

К самым распространенным ошибкам при формировании формы 2 НДФЛ можно отнести следующие:

  1. Неправильное указание персональных данных работника.
  2. Вместо ИНН организации указан идентификационный номер налогоплательщика сотрудника.
  3. Внесены неверные коды доходов и вычетов, особенно если законодательно установлены новые кодировки, а работодатель применяет старые.
  4. В справке отражены виды вознаграждений, не облагаемые налогом.
  5. Итоговая сумма дохода не совпадает с суммой помесячных поступлений.
  6. Суммы исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет подоходного налога не соответствуют.
  7. В форму внесены неверно коды юрлица (ОКМТО, КПП, и др.), код территориального отдела ФНС.

Предоставление ошибочных сведений в ФНС влечет за собой штрафные санкции.

Как заполнить справку 2 НДФЛ

Каждый налогоплательщик должен знать, как сделать справку 2 НДФЛ самостоятельно. Для этого достаточно зарегистрироваться на сайте ФНС и через личный кабинет заполнить необходимые сведения. Особенно актуален данный способ, если необходима справка с предыдущих мест работы (начиная с 2011 г.).

Работодатель заполняет справку через ПО, главное правильно внести сведения в базу данных.

Порядок заполнения формы 2 НДФЛ

Заголовок справки 2 НДФЛ

Заголовок справки содержит следующие сведения:

  • дата справки;
  • год за которой представлены сведения о доходах;
  • номер документа.

2 НДФЛ образец заполнения:

заголовок

Раздел 1 данные о налоговом агенте

В 1 разделе вносятся данные работодателя:

ПОЛЕ ДАННЫЕ
Код по ОКТМО Код в соответствии с общероссийским классификатором территорий муниципальных образований
Телефон Номер телефона юрлица (ИП)
ИНН/КПП Данные вносятся в соответствии со свидетельством о постановке на налоговый учет (филиалы ставят номер в справке по своим документам), ИП не проставляют КПП
Налоговый агент В данной графе указывается полное и сокращенное наименование юрлица (ФИО индивидуального предпринимателя)
Код реорганизации Указывается форма реорганизации (ликвидации, слияния, присоединения и др.)
ИНН/КПП реорганизованной организации Вносятся коды реорганизованной организации. Если справка оформляется не за реорганизованное предприятие, то поле не заполняется

Образец 1 раздела справки 2 НДФЛ:

1 раздел

Раздел 2 данные о физическом лице получателе дохода

При заполнении следующего раздела 2 НДФЛ требуется вести сведения о физлице, на которое делается справка:

ПОЛЕ ДАННЫЕ
ФИО,

дата рождения,

 

В соответствии с паспортными данными
Статус налогоплательщика Проставляется код «1» или «2», для резидентов и нерезидентов, соответственно
Гражданство Проставляется код страны, в соответствии с общероссийским классификатором стран мира (для России – 643)
Код документа, удостоверяющего личность Справочник кодов видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика, приведен в Приложении № 1 к Порядку заполнения, утв. Пр.ФНС от 02.10.2018г. №ММВ-7-11/566@ (для паспорта – 21).
Серия и номер документа Вносится серия и номер паспорта(реквизиты иного документа)

Образец:

2 раздел

  Раздел 3 доходы облагаемые по ставке

В разделе 3 фиксируются доходы гражданина, облагаемые налогом. Но здесь есть свои нюансы:

  1. В справки должны быть отражены только те виды вознаграждений, которые облагаются налогом по одной из ставок (13, 15,30 или 35%).
  2. Показатели вносятся в рублях и копейках.
  3. В разделе фиксируются вычеты, применяемы к данным видам доходов (например, при вручении подарка стоимостью более 4000 р., в качестве вычета вносится не облагаемая НДФЛ сумма – 4 т.р.).
  4. Все виды вознаграждений фиксируются в табличной части в хронологическом порядке, по месяцам и в виде кодов.
  5. Если за налоговый период у работника были доходы, налог по которым исчислен исходя из разных ставок, справка должна быть оформлена одна, но она может состоять из нескольких листов. Для каждой ставки заполняются отдельно разделы 3-5.
  6. Коды доходов и вычетов вносятся в бланк согласно Пр.ФНС №ММВ-7-11/820@ от 24.10.2017 г.:
  • 2000 – зарплата;
  • 2002 – премиальные выплаты;
  • 2012 – начисленные отпускные;
  • 2300 – выплаты по ЛН;
  • 501 – вычет 4000 р. для подарков;
  • 503 – вычет 4000р. для матпомощи.
  1. Доход в документе вносится в соответствии с тем месяцем, в котором он считается фактически полученным:
  • зарплата – последний день месяца, за который начислен доход (т.е. если зарплата за февраль выплачена в марте, в справке отражается доход за второй месяц года);
  • отпускные – месяц, в котором они выплачены сотруднику;
  • больничный – месяц, в котором средства фактически перечислены работнику.

3 раздел

Раздел 4 налоговые вычеты

В разделе фиксируются предоставленные сотруднику налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные, профессиональные и др.). Получение социального и имущественного вычета допустимо при предоставлении сотрудником соответствующего уведомления из ФНС.

Коды вычетов:

  • 126, 127, 128 –на первого, второго, третьего и последующих детей;
  • 311 – связанные с приобретением жилья;
  • 312 – по выплатам процентов по договору ипотечного кредитования;
  • 324 – по произведенным расходам на лечение.

Образец заполнения справки о доходах:

4 раздел

Раздел 5 общие суммы дохода и налога

Последний раздел является своего рода итоговым, и отражает общие суммы:

  • дохода (по 3 разделу);
  • налогооблагаемой базы (сумма доходов минус сумма вычетов);
  • исчисленного и удержанного НДФЛ (размер рассчитанной налогооблагаемой базы умноженный на применяемую ставку);
  • перечисленного госплатежа в бюджет;
  • излишне удержанный или неудержанный НДФЛ.

Пример заполнения:

5 раздел

После формирования разделов, вносятся данные о лице, заполняющем форму:

  • «1» — для налогового агента;
  • «2» — для представителя.

В конце проставляется ФИО специалиста, оформившего документ и его подпись.

Приложение 1 коды документов удостоверяющих личность

Форма справки о доходах содержит сведения о документе, удостоверяющем личность лица, которому оформлен бланк 2 НДФЛ. Данные о документе отражаются в справке в виде двухзначного кода. Перечень отражен в Приложении 1 к Порядку заполнения формы сведений о доходах физлиц, утв. Пр.ФНС от 02.10.2018г. №ММВ-7-11/566@.

коды документов

Приложение 2 коды форм реорганизации ликвидации

Перечень кодов реорганизации предприятия, которые отражаются в бланке справки о доходах есть в Приложении 2 к Порядку заполнения формы сведений о доходах физлиц, утв. Пр.ФНС от 02.10.2018г. №ММВ-7-11/566@.

коды реорганизации

Образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения справки 2 НДФЛ для налоговой и для физлица за 2019 год.

Образец для ИФНС:

образец ФНС

Порядок заполнения общих сведений справки о доходах за 12 месяцев:

  1. Вносим 10-значный ИНН и КПП в соответствии со свидетельством.
  2. Указываем порядковый номер справки – 1.
  3. «Отчетный год» — бланк заполняется за 2019 г.
  4. Справку подает налоговый агент, по удержанному и перечисленному налогу, значит проставляем в поле «признак» — 1.
  5. «Номер корректировки» — 00, так как справка оформляется первый раз.
  6. «Представляется в налоговый орган» — код налоговой 7729.
  7. Вносим наименование организации сокращенно — ООО «КАДРОВИК».
  8. В соответствии с классификатором вносим код ОКТМО — 48101001.

Далее формируем данные 1 раздела:

  1. ИНН сотрудника, в соответствии с предоставленным документом при трудоустройстве — 501345613180.
  2. ФИО гражданина, полностью – Алехин Игорь Сергеевич.
  3. «Статус налогоплательщика» — 1.
  4. «Дата рождения» — в формате ДД.ММ.ГГГГ (13.09.1987).
  5. «Код страны» — 643.
  6. «Код документа, удостоверяющего личность» — 21 (для паспорта).
  7. «Серия и номер» — реквизиты документа без значка «№».

Переходим ко 2 разделу:

  1. Указываем налоговую ставку – 13%.
  2. Вносим общую сумму дохода специалиста (без учета предоставленных вычетов) – 664 т.р.
  3. Рассчитываем базу налогообложения – 660 т.р. (из суммы общего дохода отнимаем вычеты).
  4. Сумма налога исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет (размер налогооблагаемой базы*13%) – 85.8 т.р.
  5. Остальные графы — прочерки.

Заполняем 3 раздел:

Предусмотренные виды вычетов сотруднику не предоставлены – ставим прочерки.

В последней строке вносим фамилию специалиста, оформившего справку и дату.

Приложение к 2-НДФЛ:

Приложение

В приложении указываем помесячно все виды вознаграждений, облагаемые налогом и предоставленные вычеты. В данном случае вносим код дохода «2000» (зарплата), «2760» (матпомощь) и код вычета «503».

Заверяем приложение подписью, проставляем дату.

Образец для сотрудника:

справка для физлиц

Справка заполняется по аналогии с формой для ИФНС. При запросе сведений за полгода формируется справка о доходах за 6 месяцев.

Проверка заполнения

Прежде чем сдавать отчетность, необходимо знать, как проверить 2 НДФЛ, потому что не все виды ошибок влекут за собой штрафные взыскания:

  1. Требуется сверить личные данные сотрудника и реквизиты налогового агента, в соответствии с имеющимися документами.
  2. Необходимо сверить правильность заполнения кода ОКТМО по классификатору.
  3. Процентная ставка налога для работодателя, у которого сотрудник является резидентом, может быть только 13%.
  4. Для удержанного налога в справке проставляется признак –«1», для неудержанного –«2», главное не перепутать.
  5. Важно сверить коды доходов и вычетов с действующей версией нормативного документа.
  6. Нужно проанализировать верность отражения всех сумм и показателей.

Для проверки значений используются контрольные соотношения с формой 6-НДФЛ, но при сверке по всем работникам:

  • общая сумма дохода по всем 2 НДФЛ = стр.020 6 НДФЛ;
  • общая сумма налога исчисленного по 2 НДФЛ = стр.040 6 НДФЛ;
  • общая сумма неудержанного НДФЛ по справкам = стр. 080 декларации;
  • общее количество справок должно соответствовать числу, указанному в стр. 060 формы 6 НДФЛ.

Данные контрольные соотношения подходят для проверки на конец года.

Бланк справки

Скачать бланк 2 НДФЛ

Справка 2 НДФЛ для редактирования

Заключение

Справка о доходах в 2020 г. разделена на 2 формы: для предоставления в ФНС налоговыми агентами и для выдачи сотрудникам. Данное правило упрощает порядок оформления документов гражданам, так как некоторая информация, которая содержалась в старой форме, не требуется физлицам при предоставлении по месту требования, в том числе в банки.

Отчет 2 НДФЛ заполняется индивидуально на каждого сотрудника организации с целью отражения общей суммы дохода и удержанного с него НДФЛ в бюджет. Чтобы отчитаться перед налоговой за госпалтеж, который невозможно перечислить, заполняется справка с признаком «2».

С 2020 г. изменились сроки предоставления отчетности в ФНС. Теперь документы подтверждающие произведенные удержания и невозможность осуществления данной процедуры, необходимо предоставить до 1 марта.

Анна Филимонова
Анна Филимонова

Эксперт в области налогов и налогообложения. Окончила в 2006 году Оренбургский государственный педагогический университет по специальности экономика и управление. Стаж работы более 10 лет.

Оцените автора
( 5 оценок, среднее 5 из 5 )
Налоговый вычет
Добавить комментарий